Datenschutzerklärung

Einleitung und Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Tracore (“Tracore”, “wir”, “uns”) personenbezogene Daten erhebt, verwendet und schützt, wenn Sie den Dokumentenextraktionsdienst von Tracore nutzen. Sie gilt für unsere Website, das Dashboard und die API. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU.

Indem Sie ein Konto erstellen oder den Dienst nutzen, akzeptieren Sie die hier beschriebenen Praktiken. Wenn Sie nicht einverstanden sind, nutzen Sie den Dienst bitte nicht.

Wer wir sind (Verantwortlicher)

Tracore ist der Verantwortliche für die in dieser Erklärung beschriebenen personenbezogenen Daten.

• Betreiber: Tracore
• Anschrift: Marchlewskistr. 77, 10243 Berlin, Deutschland
• Kontakt: legal@tracore.io

Daten, die wir erheben

Wir erheben nur die Daten, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind:

• Kontodaten — Ihre E-Mail-Adresse, Anmeldedaten und Kontoeinstellungen, verwaltet über unseren Authentifizierungsanbieter.
• Dokumente — die Dateien, die Sie zur Extraktion hochladen; gespeichert, bis Sie sie löschen.
• Extraktionsergebnisse — die strukturierten Daten, die entstehen, wenn Ihre Dokumente anhand Ihrer Schemata verarbeitet werden.
• Nutzungs- und Protokolldaten — technische Protokolle von API-Anfragen und Verarbeitungsaufträgen, zum Betrieb und zur Absicherung des Dienstes.
• Abrechnungsdaten — Abonnementstatus und die zur Verwaltung Ihres Tarifs erforderlichen Kennungen. Kartendaten werden von unserem Zahlungsdienstleister verarbeitet; wir speichern keine vollständigen Kartennummern (siehe Unterauftragsverarbeiter).
• Aggregierte Analysedaten — wir verwenden Plausible, ein datenschutzfreundliches, cookieloses Analysewerkzeug, um die Gesamtnutzung der Website zu messen. Es setzt keine Cookies, verfolgt Sie nicht über andere Websites hinweg und erhebt keine personenbezogenen Daten, die Sie identifizieren. Einzelheiten finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO:

• Erfüllung eines Vertrags — zur Bereitstellung des Dienstes, für den Sie sich registrieren: Kontoverwaltung, Dokumentenverarbeitung, Ergebnislieferung und Abrechnung.
• Einwilligung — wenn Sie aktiv zustimmen, etwa durch Annahme dieser Bedingungen bei der Registrierung oder durch Verbinden Ihres eigenen Drittanbieter-Schlüssels für einen KI-Anbieter.
• Berechtigte Interessen — zur Absicherung des Dienstes, zur Verhinderung von Missbrauch, zur Führung von Betriebsprotokollen und zur Verbesserung der Zuverlässigkeit, abgewogen gegen Ihre Rechte.

Speicherdauer

• Kontodaten werden gespeichert, solange Ihr Konto aktiv ist.
• Dokumente werden gespeichert, bis Sie sie löschen.
• Betriebsprotokolle werden 7 Tage lang gespeichert.

Wenn Sie Daten löschen oder Ihr Konto schließen, entfernen wir die zugehörigen Daten innerhalb eines angemessenen Zeitraums, sofern wir nicht begrenzte Aufzeichnungen zur Erfüllung gesetzlicher oder abrechnungsbezogener Pflichten aufbewahren müssen.

Unterauftragsverarbeiter

Wir nutzen eine kleine Auswahl von Drittanbietern, um Tracore zu betreiben. Die aktuelle Liste, deren Standorte und Aufgaben finden Sie auf unserer Seite Unterauftragsverarbeiter. Wir verpflichten uns, diese Liste zu aktualisieren, bevor wir einen neuen Unterauftragsverarbeiter hinzufügen, der Ihre Daten verarbeitet.

Internationale Datenübermittlungen

Dokumente werden in der Europäischen Union gespeichert und standardmäßig von einem in der EU ansässigen KI-Anbieter verarbeitet. Einige unserer Unterauftragsverarbeiter befinden sich außerhalb der EU. Für diese Übermittlungen stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln (SCC) der Europäischen Kommission oder eine gleichwertige Garantie.

Wenn Sie Ihren eigenen OpenAI-, Anthropic- oder Google-Schlüssel verbinden, werden die damit ausgeführten Extraktionen von diesen Anbietern verarbeitet, die in den Vereinigten Staaten ansässig sind. Wir erläutern dies verständlich auf unserer Seite Datenresidenz.

Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht:

• auf Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten;
• auf Berichtigung unrichtiger Daten;
• auf Löschung Ihrer Daten;
• auf Erhalt Ihrer Daten in einem übertragbaren Format (Datenübertragbarkeit);
• der Verarbeitung in bestimmten Fällen zu widersprechen;
• eine Beschwerde bei Ihrer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter legal@tracore.io.

Sicherheit

Wir wenden technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten an, darunter Verschlüsselung bei der Übertragung, Verschlüsselung sensibler Geheimnisse im Ruhezustand sowie eine Mandantentrennung pro Anfrage. Unsere Seite Sicherheit beschreibt diese Maßnahmen im Detail.

Kontakt

Bei Fragen oder Anliegen zum Datenschutz kontaktieren Sie uns unter legal@tracore.io.

Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich der Dienst weiterentwickelt. Bei einer wesentlichen Änderung unserer Bedingungen oder Datenschutzerklärung erhöhen wir eine Versionskennung und bitten Sie, die aktualisierten Bedingungen bei Ihrer nächsten Anmeldung zu prüfen und zu akzeptieren.